把每件個人化禮品配對至確切的核准資料列

拼寫正確的個人化禮品，仍可能被分配至錯誤的核准資料列。若兩個資料列刻意使用相同文字，把該文字點算兩次，不能確立兩項分配均已完成。先把實體單件配對至穩定的資料列編號，再比較確切字元與獲授權版面。

這是針對已核准生產清單的收貨工作，不決定長姓名應如何容納，也不授權修正拼寫。交付成果是資料列與單件核對紀錄，分開記錄已配對資料列、重複分配、未配對資料列、文字差異與無法辨讀的證據。

確立清單版本與分配證據

使用實際發放供該訂單生產的最終清單版本，並保留核准參考。記錄資料列編號、該列預期數量、禮品款式、核准顯示文字與版面參考。較晚出現的試算表附件不會自動取代生產基準。

識別收到的單件如何與該資料列關聯。議定證據可能是不含個資的單件參考及其包裝紀錄。記錄實際已有資料；不要假設具備掃描系統或自動配對服務。若單件只有文字，而兩列共用相同文字，其分配可能仍未解決。

資料列編號應讓工作報告能指稱問題，而不用重複個人細節。實際訂單的生產資料與照片，僅可使用已授權的接收人、存取權與傳送安排。以下範例使用虛構識別編號及自創、不含個資的顯示代碼，沒有收禮者資訊。

比較所提供文字，不重寫內容

將完整核准顯示文字與可見結果比較，包括重音符號、標點、大小寫、空格及獲授權分行處理。如實記錄觀察到的文字，不要悄悄替換成審閱人認為原本應寫的內容。

W3C 指引說明人名在結構、標點、大小寫及書寫系統方面的差異。其在此的用途很有限：不能因熟悉某種姓名形式，就擅改所提供文字。收貨比較仍須取得確切核准資料列，並由能閱讀相關字元的人處理。W3C 人名指引

分開處理字元身分與版面。單件可能重現每個字元，卻把兩行內容排成一行；反過來，漂亮版面也可能漏掉重音符號。這些發現須分開，避免修正其中一項便掩蓋另一項。

若照片模糊、部分被遮住或無法辨讀，應記錄證據限制。不要從核准清單補全文字，再聲稱相符。在議定範圍內要求允許取得的清晰視圖，或交由具備相應能力的人辨讀。

使用資料列與單件核對表

以下整個範例均為虛構。六個核准資料列各須一件禮品。現場有六個實體單件，議定分配紀錄識別如下資料列。核准文字欄中的斜線代表獲授權換行，不是印出的斜線。

未分配的單件須維持未分配。不要為了讓表格數目平衡，強行將它放進看來最接近的資料列。若訂單允許重複顯示文字的單件真正互換，獲授權負責人可決定是否准許受控重新分配。該決定須識別單件，並明確更新分配紀錄。

分開核對資料列與實體單件

在虛構表格中，雖然有六個單件，目前只有兩列已確立配對：R101 透過 U01，R106 透過 U06。三個不同單件記錄有差異：U02 重複分配、U03 文字不同，以及 U04 版面不同。U05 的辨讀未解決，並不是已確認的文字缺陷。

R102 在所界定的本次到貨中沒有分配單件。這個資料列缺口與 U02 重複分配是相關的核對問題，不能證明有兩個不同單件存在缺陷。資料列缺口也不能確立物品在何處遺失，或是否曾被製造。取得能回應問題的證據前，成因須維持未解決。

這些計算有用，因為它們能避免看似正確的總數掩蓋分配問題。六個所需資料列加六個在場單件，不等於六列均已履行。若負責人之後確認所有其他資料列要求，再授權將 U02 分配至 R102，應記錄決定並驗證更改後的關係。不要追溯將原本分配描述為正確。

準確說明檢查了多少文字

涵蓋範圍有兩個面向：檢查了哪些實體單件，以及每項所需顯示內容中有多少可辨讀且已比較。「六個單件已拍照」並不能說明每行是否都已讀取。未檢查的背面、第二語言行或被遮擋的後綴，都應照實記錄。

若只審閱部分單件，應報告該部分及未檢查餘量。此工作表不設定預設檢驗百分比。在已檢查單件中發現重複分配，可以構成詢問較廣泛分配流程的理由，但不能確立整張訂單的問題發生頻率。

印出文字相符，也不能確立禮品的安全、材質、耐用性或其他品質要求。紀錄應聚焦身分、確切可見文字及核准版面。

同時對照資料列與單件為修正結案

只有修正後圖稿檔案，不能證明交付禮品已改變。重新製作或採取其他核准回應時，須連結原始資料列、原始單件、獲授權修正、新單件證據及最終比較。保留被取代分配的後續處理，避免它仍被算作第二個已履行資料列。

清單負責人應透過受控版本發出任何文字更改。收貨人員應指出核准來源中看似有誤之處，而不是自行選擇較喜歡的拼寫或音譯。不要在廣泛供應商討論中放入真實收禮者資料；必要細節應透過議定的受限交接方式提供。

對 1688 個人化禮品詢問，可透過取得報價（英文）提供合成範例、資料列數量及所需比較範圍。任何獲授權真實資料傳送應另行安排。詢問誰能辨讀相關文字、會回傳哪些證據，以及例外如何影響費用與時程。紀念品指南（英文）提供更廣泛的文字版本背景；進度報告應依議定的人工作業報告安排，保留每項資料列例外、證據、負責人與下一項決定。