確認印刷商收到的正是已核准的禮品圖稿

圖稿核准無誤，並不代表印刷商收到的檔案也正確。對於雙面印刷的宣傳用馬克杯，應分別為每個已核准的印刷面建立收件紀錄，連結實際提供的檔案及收件人。如果回覆只寫「已收到最終圖稿」，買方便無法知道這份回覆涵蓋哪些正面及背面檔案。

這份紀錄應在設計及預定印製表面均已核准之後建立，並保留既定決定。這項工作的目的是確認已核准的整套檔案是否送達預定收件人，並在任何人依據該收件確認行事之前，釐清檔案身分上的缺口。

以既有核准紀錄作為收件確認的依據

找出能識別所選禮品、加工表面及圖稿修訂版的核准參照。依照議定的紀錄保存安排，將實際核准的檔案與該參照一併保存。如果核准紀錄僅指向預覽圖，卻未識別相關的生產用檔案，應請負責圖稿的人員補上兩者的對應關係。不要讓寄件人從舊對話中挑選看似合理的檔案。

沿用已核准版面中既定的表面名稱。「正面」及「背面」應以既有的對照關係為準，而非重新解讀某人握杯的方向。客製禮品印刷指南（英文）說明版面、檔案準備及樣品核准事項。這份收件紀錄將上述已議定結果帶入交接，無須重新討論設計。

若一個檔案包含多個表面，應依核准參照識別相關頁面或具名區段。若不同表面使用不同檔案，則每個檔案各列一行。資料夾名稱不應掩蓋尚未交代清楚的背面設計檔案。

區分預覽圖與正在交付的檔案

說明每項資料的用途。核准預覽圖呈現已審閱的內容；生產用檔案是指定供印刷商執行議定工作的檔案；核准紀錄則識別決定及其範圍。這些資料可以一併傳送，但收件人確認收到其中一項，並不表示也已確認收到其他項目。

記錄預覽圖與生產用檔案的關係。圖稿負責人提供預覽圖時，是否明確表示它對應該確切版本？核准紀錄是否同時識別兩者？若對應關係不明，應保留這項不確定性。外觀相似可以作為進一步查核的理由，卻不足以據此在幾乎相同的修訂版之間作出選擇。

使用有留存檔案或確切傳送參照支持的檔案識別碼。有效的識別碼可以簡單，並由雙方議定；這套方法不要求使用專門軟體。若多個附件使用同一名稱，「最終版」之類的名稱便不足以識別檔案。收到的檔案即使已被重新命名，仍可能對應已核准檔案，但應由負責寄送的人員確立對應關係，不能只依賴名稱。

請收件印刷商逐檔作出明確答覆

確認實際收件聯絡人及交接環節。若由中間人轉寄整套資料，中間人的收件確認只能證明較前一個環節。應經議定的聯絡途徑，請下游印刷商確認收到特定檔案，並清楚保留轉寄關係。

請印刷商說明各個表面實際收到哪些檔案，以及是否能存取這些檔案。「已提供連結」、「已收到檔案」及「具名收件人可存取檔案」回答的是不同問題。即使寄件人的傳送紀錄看似完整，下載失敗、連結無法存取或附件缺失，仍應如實記錄。

確認回覆應指向所提供的紀錄，或逐項列出收到的識別碼。保留回覆來源及日期。如果回覆籠統地提及「那兩個檔案」，應追問是哪兩個，而非代替印刷商填妥欄位。議定由誰追蹤尚欠的答覆，以及何時需要下一項決定；此處不假設存在自動追蹤工具。

處理假設的正背面檔案不符情況

以下馬克杯例子完全虛構。表內所有檔案識別碼、預覽圖對應關係及收件確認，均為教學假設，並非客戶證據。

兩個表面之中，一個的檔案身分與已核准整套檔案相符；另一個仍未釐清。即使兩個檔名都包含「最終版」，結果也不會改變。正面的收件確認不能彌補背面的不符之處，而且這兩行紀錄並不代表生產完成百分比。

假設寄件人查核留存檔案後，確認誤寄了 B1。下一項有用行動是經授權傳送已核准的 B2，使用新的傳送參照，並為該行取得新的收件確認。保留 B1 的收件紀錄，作為錯誤歷史。不要將 B1 改標為 B2，也不要覆蓋舊項目而讓原有差異消失。

如果寄件人反而表示，B1 與 B2 只是同一檔案的不同標籤，應要求提供證據，將收到的項目與已核准檔案連結起來。在圖稿負責人確認該對應關係之前，該行仍應標為未解決。工作表不能靠多數意見或一封語氣更肯定的電郵裁定檔案身分。

將各項差異交給適當的決策負責人

附件缺失通常只需要在既有核准範圍內更正傳送。若有人聲稱已核准檔案需要修改，則屬另一項決定。記錄所要求的修改，並交由獲授權負責人處理；確認收件不會賦予收件人核准新修訂版的權限。

請生產聯絡人確認，在議定流程下，將如何防止已識別的過時檔案被選用於這份工作。不要承諾該檔案已從所有地方刪除，也不要施加未經議定的保存政策。如果受影響的工作可能已開始，應向負責聯絡人取得實際狀態，並將相關後果交由買方的決策負責人處理。重寄 B2 無法證明之前實際使用了什麼。

僅完成檔案收件確認

技術檢查可以提供有用的補充證據，但回答的是另一個問題。Adobe 的文件說明，InDesign 的即時預檢可標示缺失字型、已修改的連結及其他生產相關問題，而檢查內容取決於設定。Adobe 預檢指引（英文）這並不能證明受檢文件就是買方已核准的檔案，而且這套收件方法不要求使用任何特定軟體。

當每個必要表面均有可追溯至收件人的相符檔案紀錄、預覽圖對應關係已釐清，且任何尚存的存取問題均已明確指派負責人時，便可完成收件確認。應準確說明確認回覆能證明的事項。實際印刷、實體樣品驗收及整批品質，仍須各自的證據支持；收件紀錄不會增加任何生產授權。

提出初步禮品報價查詢（英文）時，說明禮品及所需交接範圍，並在有幫助時提供表單支援的參考圖片。參考圖片請使用 PNG、JPEG、WebP 或 GIF 檔案。任何原始生產圖稿的傳送，應另行與獲授權聯絡人安排；不要將一般查詢表單視為原始檔案儲存庫。