交接已認證材質禮品聲明背後的證據

交接時，應一併移交已核准的產品聲明原文、支持該聲明的採購證據，以及獲准使用的傳播範圍。單憑供應商證書，接手的活動統籌人員無法知道買方可以把禮品套裝中的哪個部分描述為已獲認證。除非證據與核准內容明確支持更廣的說法，否則關於筆記簿的聲明，就應只對應至已識別的筆記簿。

這項交接從禮品設計與實際供應產品已經確認後開始。它不負責選擇認證制度、授予認證或核准新標誌，而是在採購人員把傳播工作交給另一位同事時，保留既有聲明的界線。如果尚未有任何聲明獲核准，應記錄這個待解決狀態，不能因為資料夾內有一批文件，就自行推定已經核准。

分清單靠證書無法回答的三個問題

第一，供應商的認證能證明該機構及其認證範圍的哪些事項？第二，甚麼資料能把實際供應的產品與使用中的聲明連接起來？第三，買方這一次具體的宣傳用途有甚麼授權依據？這些問題彼此相關，但一份證書副本未必能同時回答全部問題。

以特定制度為例，FSC 英國的宣傳授權指引（英文） 區分宣傳性商標使用與在產品或銷售文件上加用標誌。指引把宣傳自身使用已認證產品的機構列為可能符合申請資格的對象之一，並說明其核准流程。這項區分有助理解問題，但不代表某一位禮品買方已被判定符合授權資格。

FSC 美國的宣傳使用申請指引（英文） 要求與產品相連的採購證據，其中應載有相關聲明與供應商證書資料。指引明確指出，該項申請不能只靠供應商證書副本。這對交接的啟示，是保留證據與實際供應品項之間的連結；美國的申請途徑並不是適用於所有國家或禮品計劃的通用清單。

不能因為持有一本附有標籤的筆記簿，就推定有權在新禮盒、網頁或邀請函上加用認證制度的標誌。應請聲明負責人指出適用的制度流程，以及既有核准用途。實體產品標籤與買方另外製作的傳播內容，是不同的交接項目。

讓文字對應至它真正描述的組件

先以已交付禮品的識別資料為基礎，再指明聲明涵蓋哪個組件。展示照片可能同時拍到筆記簿、筆和禮盒，但支持聲明的紀錄可能只涉及筆記簿。即使實物完全沒有改變，把圖片說明寫成涵蓋整套禮品，仍會改變聲明的對象。

保留已核准的文字原文，以及獲核准的傳播稿件或可追溯的核准紀錄。記下可以使用的位置及任何已註明的限制。不能只為了縮短活動圖片說明，就把僅適用於單一組件的聲明改成「我們的認證禮品」。如果受眾、刊登位置、譯文或搭配圖片有所改變，應把擬議用途交給聲明負責人，確認既有核准是否涵蓋該用途。

這不是另一份美術檔案交接清單。客製禮品印刷指南（英文） 提供設計與生產核准的背景資訊。此處的重點，是特定產品聲明與其證據之間的關係；即使美術檔案已經正確收妥，這項關係仍需保留。

以筆記簿、筆與禮盒的交接為例

以下例子完全虛構。已核准的套裝 G 包含筆記簿 N、金屬筆 P 和展示禮盒 B。聲明紀錄 C1 保存一項關於 N 的已核准聲明、與產品相連的證據 E1，以及有明確範圍的傳播用途核准 U1。本例並未提供任何真實的已認證產品、證書編號、認證標誌，或可直接刊登的認證聲明。

接手的統籌人員可以收到 C1、E1 和 U1，但不因此獲授權自行擴大聲明。如果對方提出涵蓋整套禮品的圖片說明，應另外記錄該擬議文字，並確認新增範圍是否有相應證據與適用核准。在問題解決之前，保留原本的組件聲明，不要改寫。

現在假設供應商、已核准設計和交付數量均維持不變，只有圖片說明從筆記簿 N 改成整套 G。原有證據便不再回答整個問題。因此，不能只寄出供應商證書或最終印刷檔，就視為聲明交接已完成。

讓接手人員能實際查閱所需證據

提供可追溯、且獲授權的接收者實際能開啟的資料參照。選取摘錄時，要保留產品識別資料、相關聲明與核准背景。只分享已約定審閱及使用所需的商業資料；無關價格、其他買方資料或無關訂單項目，不必隨交接資料一併流轉。

如果證據由另一位獲授權人員保管，應記錄查閱途徑與保管人，不能假裝接手的統籌人員已經收到。一個資料夾名稱，或「採購部已核對」這類說法，都不能交代究竟核對了哪件產品及哪段文字。應把無法查閱、組件身分不明和缺少用途核准分別列為待解決事項。

交接時，應約定日後新圖片說明的問題由誰處理。新的傳播人員可能負責維護資料，卻沒有權限核准認證聲明。這兩項職責必須分清，尤其是在活動團隊人員交替時。

確認收妥，不等於創造發布權限

請接收者確認收到的具體聲明紀錄、組件範圍、證據參照與核准參照，並記錄任何缺漏及下一位負責人。這只能完成限定範圍的移交；它不會獨立驗證認證、核准新文字，也不能證明已發布的訊息確實沒有超出範圍。

提交禮品報價查詢（英文）時，應用文字說明擬採購產品及需要釐清的具體證據問題。傳送商業佐證紀錄前，先確立適當且已獲授權的傳送途徑。報價回覆或產品建議並不構成認證或宣傳用途授權。向收禮人傳達相關聲明之前，應透過負責各項事項的人員取得產品專屬證據與適用核准。