將授權禮品的再次訂購與剩餘禮品派發許可分開處理

應將再生產一批授權禮品的許可，與派發已製成禮品的許可分開處理。活動跨越協議適用期間時，兩個實物完全相同的鑰匙圈可以使用同一圖稿，但擬進行的行為需要不同的權利確認。一句「按上次訂單再訂」，可能掩蓋了這項差異。

開始時，應有已識別的授權禮品、實際協議，以及已指明的下一場活動或宣傳計畫。需要的成果是一份對照既有禮品與新生產批次之行為及適用期間的比較。它記錄權利人或獲授權合約負責人對每項提案的判定，不會解釋尚未看到的授權協議，也不會確立庫存的所有權。

先描述行為，再查找相應許可

將派發已識別的成品、增製帶有指定圖文或標誌的商品，以及變更活動、目的地或派發方式，分別寫成提案。若計畫包括零售與免費活動贈品，應分開描述這兩種用途。「剩餘」應指已經製成的商品，而非某人希望在活動前製成的數量。

將既有這批禮品的參考資料與擬議新批次的參考資料並列，便足以區分權利問題，無須重建庫存帳。倉庫結餘或可確立該處記錄了多少禮品；這項比較要問的則是相關權利決定涵蓋什麼。

世界智慧財產權組織（WIPO）的轉讓與授權概覽（英文）區分了授權使用與移轉智慧財產權所有權，並將商品化說明為把受保護素材應用於消費商品。這只是一般背景資料。權利、地域、擬議用途及實際協議，仍需由適當且具資格的人員評估。

找回這款禮品的協議範圍

列明圖稿版本、產品配置、適用協議版本，以及任何相關後續指示。保留獲授權負責人評估製造與派發所需的條文或參考資料。如安排中指明製造商或裝飾加工方，應列出該方，不可假設任何供應商都可執行工作。

向審閱者提供下一場活動、以群體描述的預定收禮對象、派發方式、目的地及擬議期間。使用已確立的實際產品與圖稿參考資料。本文不重新討論贊助方標誌的顯著程度，也不判定檔案是否已送達印製方。

缺少協議，就應繼續標示為缺少協議。舊發票、保留樣品或供應商重製設計的能力，或可協助識別過往工作，但不能補上缺失的許可。紀念品採購指南（英文）涵蓋較早階段的圖稿權利與產品形式問題。

按明定範圍理解既有庫存條款

向獲授權的權利或合約負責人詢問，在相關到期或終止事件發生後，協議如何處理每項擬議行為。分開記錄條件與任何尚待取得的核准。不要自行補上一段標準寬限期，也不要假設既有庫存條款會延續製造權利。

奧勒岡大學的授權用語定義（英文）提供了一個特定權利人的例子：其「剩餘庫存售清（sell-off）」條目涉及在協議規定的期間內銷售既有庫存；「促銷物品（promotional item）」條目則涉及另一種派發用途。該校明確說明，這些是供理解背景之用的工作定義，並非法律定義或建議。這些定義本身並未授權其他協議下的免費贈送、捐贈或新製造。

對於實際活動，應提出針對具體行為的問題：已識別的條款，是否涵蓋在這段期間、這場活動中，將這批成品禮品贈送給這些對象？如負責人需要法律解釋，應向適當顧問取得。若答案尚未確定，就保留未決狀態，而非擴大零售條款的範圍以配合活動。

比較40個現有鑰匙圈與擬增製的20個

以下所有商品、圖稿、日期、協議及決定均屬虛構。在一個虛構活動年度，主辦方持有40個成品鑰匙圈，上面使用外觀不帶時效性的圖稿L-8。主辦方希望為11月的活動E-9增製20個鑰匙圈。虛構的獲授權權利人確認，已識別的40個鑰匙圈可在E-9贈送，期限至11月30日；新製造的許可則已於9月30日結束。

供應商表示，可以利用存放的模具增製20個。另外，主辦方提議將現有40個中的10個改派到另一地域的E-10。這是同一批禮品中部分物品的替代用途，並非多出10件庫存。

這份紀錄支持所述40個禮品在E-9的派發範圍，卻不能確立製造或派發60件禮品的計畫已獲許可。供應商提出重用模具，不會改變擬議行為，也不會改變虛構的製造許可期間。擬用於E-10的部分禮品，必須仍可識別為原有40個之中的一部分，以免後續回覆被當成新增庫存。

如果權利人之後回覆E-10的問題，應記錄確切答覆，以及對E-9計畫的任何影響。不要自行假定有利結果，也不要無聲地取代先前許可。同樣，要求延長製造許可的申請，在獲授權的判定及條件確立之前，仍然只是申請。

只將有依據的行為帶入下一項承諾

向採購與派發負責人提供簡明說明，列明圖稿、已識別商品或擬議批次、獲授權行為、活動、目的地、期間，以及尚未釐清的條件。引用實際決定及其作出者。「已核對授權」這類籠統標示，會失去這項比較原本要保留的區別。

權利方面有依據，庫存狀況、實際取用條件、發貨安排、供應商產能、現行價格及採購授權仍須各自有證據支持。它也未授權將照片用於供應商作品集、修改圖稿，或使用另一零售管道。這些用途需要各自適用的決定。

提出禮品報價查詢（英文）時，應說明查詢涉及的是已有依據的新生產，還是尚未釐清的生產提案。不要在公開表單提供保密授權協議，並與授權聯絡人另行安排必要的受限證據。實際成果應是一項範圍準確界定的後續承諾，同時清楚保留尚待解決的權利問題。