將禮品T恤換碼與新增發放需求分開

已核准的禮品T恤換碼申請，會產生所選尺碼的替換需求。預期退回的T恤則有另一個獨立狀態：它可能仍在收禮人手上、正在運送途中，或收回後尚待決定。應將換碼的兩個部分互相連結，但不可把預期退回的T恤視為可用庫存。

先列明禮品計畫，並以主辦方實際作出的換碼決定為依據。這套方法適用於作為禮品派發的T恤，不能確立通用退換政策、消費者法律上的權利，也不承諾能供應某一尺碼。

識別換碼所涉及的T恤

透過獲准使用的個案參照，將申請連結至原始禮品發放。記錄已核准的T恤型號、顏色、印飾版本及原發放尺碼。在主辦方確認具體替換品之前，應明確保留收禮人要求的替換尺碼。單憑申請，並不代表已核准額外發放。

尺碼標示必須對應已識別的T恤型號。另一系列的L碼不應在未經明確決定的情況下，成為原款已核准L碼的替換品。如果原型號無法供應，或有人提出不同剪裁，應將替代方案交回負責人，並透過議定流程取得所需的收禮人選擇。本文不推定尺碼等同或穿著合身。

較完整的產品規格背景可參閱客製T恤採購頁面（英文）。這份換碼紀錄以已確認採用的衣物識別資料為起點，不重複處理尺寸表選擇、樣品測試或原先尺碼與禮盒的分配。

寫下主辦方已核准的內容

記錄主辦方核准的是一件替換T恤、另一份禮品，還是其他明確結果。保留核准所附的任何條件，包括是否必須收到退回的衣物或完成另一項決定，才能放行替換品。計畫未議定「先退後換」時，不要自行加入這項規則；如已議定，則不可忽略。

將替換需求連結至原始發放及換碼個案。收禮人已存在於計畫的發放紀錄中；換碼不會再產生一次首次迎新贈禮。同一個案的第二則訊息，應用來更新該個案，而非產生另一件T恤需求。

應區分已申請、已核准及已履行的替換狀態。核准可確立計畫的指示；實際發放替換品的證據，才可確立履行情況。退回衣物送達、從存放處選出一件T恤，或包裹準備完成，單獨都不能證明收禮人已收到替換品。

為退回衣物保留獨立證據及決定

記錄對原先發放T恤實際掌握的資訊。「收禮人打算退回」、「收禮人表示已寄出」及「保管人記錄已收回」，描述的是不同事件。保留支持這些資訊的參照及日期，包括對收到的包裹內究竟是哪件T恤的任何不確定性。

單憑收回衣物，並不代表已核准將它發給另一位收禮人。負責處理退回衣物的人員必須確認實際收到的是哪件衣物、核實相關狀況，並確認計畫是否允許再次發放。本文不提供檢查指示、衞生標準或允許重用穿過衣物的規則。狀態尚未釐清的退回衣物，不應被列為可供發放的物品。

詢問誰有權決定其再次發放資格，以及適用哪些現有指示。如果沒有獲授權的處理途徑，就將退回衣物的狀態保留為未決。不要只為了結束換碼紀錄，就將它棄置、去除印飾或提供給另一位收禮人。這些行動都需要各自的決定。

分析四項虛構的M碼換L碼申請

假設4名虛構收禮人原先收到S-8型號、M碼的T恤，顏色及印飾均相同且已核准。每人都要求換成L碼。主辦方核准其中3項申請，各替換一件；在這個虛構例子中，沒有先退後換的條件。第4項申請仍待決定。下列每個識別碼、數量及狀態都是虛構的。

已核准的替換需求為1＋1＋1＝3件L碼T恤。另有1件申請中的L碼，不納入已核准總數。這3項都是連結至較早禮品的換碼，並非3名新的迎新收禮者。本例中尚未履行任何替換發放。

3件預期退回的M碼，不能確立有可用的M碼庫存，也無法滿足已核准的L碼替換需求。若從3項替換申請中扣除3件預期退回的衣物，再報告「無需補充」，便會掩蓋實際要求的尺碼及尚未釐清的退回狀態。

假設X02的M碼T恤之後送達保管人手上。應以實際收回證據更新個案，並將其重用決定維持未決，直至獲授權負責人作出決定。在有證據顯示L碼替換需求本身已獲履行或已經授權修訂之前，該需求仍未完成。這件收回的M碼，不會自動變成可用禮品。

尺碼摘要不應包含個人細節

教學例子使用虛構個案識別碼；實際操作紀錄則使用獲准使用的計畫識別碼。採購方通常可依據已核准型號及尺碼總數工作，由計畫負責人保留個案連結。不要從姓名、照片、職務或人口特徵資料推斷尺碼，也不要在無需要時要求當事人解釋換碼的私人原因。

英國資訊專員辦公室（ICO）的資料最小化指引（英文）將所需資料與所述目的連結。目前頁面標示指引正在檢討更新。這只是限於英國的背景資料；個案識別碼不能證明資料已匿名化，而本文也不能確立披露許可、保存期限或私隱合規性。

分別交代替換需求與待釐清的退回狀態

向採購方提供按確切T恤款式分類的已核准替換數量、任何放行條件，以及哪些個案仍未履行的證據。另行標明待決申請。向負責處理退回衣物的人員提供實際退回狀態及尚未解決的再次發放資格決定；不要把承諾退回的衣物，表述為可抵銷需求的供應承諾。

3件已核准的L碼替換品，仍不足以確立採購數量。現有合資格T恤、其獲授權用途，以及供應方目前已確認提供的方案，均須由採購負責人另行考慮。這個小型換碼例子不提供需求預測、標準尺碼比例或建議預備量。

透過禮品報價查詢（英文），說明已核准替換品的型號、尺碼及彙總數量。一般查詢中不要包含收禮人身分及退回衣物的個案紀錄；如有必要傳送紀錄，應另行與獲授權聯絡人安排。產品查詢不代表承諾提供換貨服務、接受衣物退回、有可用庫存或能在某日交付。