對照參考樣品，保持到貨禮品各色彩組別可追溯

一批藍色禮品筆記本攤在桌面上可能看似一致，但其中一個可識別組別卻與核准樣品不同。紀錄中須保留各組別的區分。買家須決定某個到貨組別是否需要釐清或暫緩，而不是讓整體印象掩蓋它。

這項比較在色彩參考已核准後才開始，不選擇新配色，也不決定不同禮品材質是否應完全匹配。其交付成果是一份參考樣品與組別對照表，列明已查看單件、採用條件及各組內的任何差異。

保留分組，但不編造生產歷史

照實記錄供應商提供的批次參考、紙箱標籤與到貨參考。區分已聲明的生產批次，以及僅按包裝位置建立的收貨組別。在證據確立內容物是否同屬一個生產批次前，紙箱 C2 可以維持稱作「紙箱 C2」。

為組內實際比較的單件建立個別參考。若物品在獲授權比較期間移動，須保留其與原紙箱的關係。否則，看似較深色的筆記本可能失去連結，之後無法依證據再次找到。

識別留存核准樣品、呈現色彩的部位，以及已記錄的材質與表面效果規格。以筆記本為例，封面、鬆緊帶與印製標記可能各有不同參考。封面須與核准封面參考比較；不要用可接受的鬆緊帶色彩代替封面決定。

除非另經查證，供應商材質描述應維持標示為描述。僅憑外觀不能確立纖維、塗層或顏料成分。

把觀察設定納入每次比較

記錄議定光源或觀察位置、背景、方向、觀察者，以及參考樣品與到貨單件是否同時實際在場。使用該訂單實際議定的設定。若所需條件不可用，先記錄這項限制，再決定比較能支持哪些結論。

Datacolor 說明外觀涉及光線、物件與觀察者，而光澤與紋理亦是相關表面特性。因此，設定改變須與可見差異一同記錄。該來源不為訂單中的筆記本提供數值驗收界限。Datacolor 外觀基礎

分開實物觀察與遠端判讀。收貨人可能報告，兩個封面並排時看來不同，而買家只看得到所提供照片。保留此區別。不要為了讓分開拍攝的影像看似相符而校色，也不要把照片平均成單一「批次藍色」，或把目視比較描述為儀器量測。

使用參考樣品與組別對照表

以下表格為原創收貨工作表。每個已觀察組別各加一列，即使結果看似平常亦然。每列須指出具體哪些單件有差異；只有組別標籤會掩蓋內容物之間的差異。

若類似色相的差異與反光或紋理觀察同時可見，應分開記錄。後者可能影響外觀，但工作表不應診斷其製造成因。避免缺乏依據的標籤，例如「染色批次錯誤」、「塗層不同」或「已確認同色異譜」。

三個紙箱比較的虛構案例

假設一批虛構筆記本到貨有三個紙箱，每箱實際點算 40 本。每箱六本已識別筆記本的封面，與留存樣品 REF-N4 進行議定比較。18 件審閱為虛構範圍，用來解釋紀錄，並非建議抽樣計畫。

在相同且有紀錄的設定下，C1 的六個封面與 C3 的六個封面均未見與參考樣品有可見差異。C2 的六個封面中，四個看來較偏綠；其中一個亦有局部反光差異。其餘兩個 C2 封面在該設定下未見可見差異。

記錄為四本不重複筆記本有五項觀察，全部屬於已檢查的 C2 組別。C1／C3 的 12 個封面，加上 C2 的兩個封面，合共 14 個已審閱封面未記錄差異。在點算的 120 本筆記本中，102 本仍未檢查色彩。不要把全部 40 本 C2 筆記本描述為受影響，也不要僅憑已檢查例子便放行其餘 80 本。

有用的下一個問題須針對組別：外觀負責人對 C2 需要哪些證據與決定？他們可能授權進一步比較，並界定應暫緩的受影響範圍。決定待定期間，保持 C2 可識別。若將其內容物與其他紙箱混合，會讓未解決組別更難追溯。

重複查看相同四本筆記本只增加證據，不會再增加四個受影響單件。新檢查一本筆記本才會增加涵蓋範圍。分開這兩種情況，下一份報告才可正確解讀。

處理隨光線改變的差異

若議定流程包括另一種相關光線條件，應另開一項紀錄保存結果，而不是取代首次觀察。Konica Minolta 說明，兩個試樣可能在一種光線下看似相符，在另一種光線下卻不同。這項一般解釋支持保留兩次觀察，但不能憑照片診斷收到的禮品。Konica Minolta 色彩溝通指引

若一種設定看似相符、另一種設定顯出差異，就回到訂單核准的觀察與驗收依據。詢問外觀負責人，這些觀察如何影響決定。本文不提供通用光線設定、色差門檻或實驗室方法；一張好看的照片也不能確立每種預期使用條件下的表現。

若實體參考樣品缺失，不要把供應商最近一張照片提升為核准標準。識別目前還有哪些資料，並請負責人釐清比較依據。有限的照片審閱可以維持為有限的照片審閱，不必記成實物色彩核准。

為已識別組別記錄決定

說明負責人的決定涵蓋哪些單件或明確界定的整體範圍、套用哪些準則，以及哪些觀察仍未解決。有限接受 C2 的外觀，不應悄悄改變未來到貨的參考標準。承諾分揀或替換該組別，在結果證據取得前仍只是擬議行動。

訂製禮品採購詢問可透過取得報價（英文），要求提供組別對照表、可追溯參考、議定觀察條件與報告範圍。在回覆中確認能力、額外工作、費用及日期。訂製禮品進度指南（英文）說明更廣泛的階段紀錄：證據、相應負責人、例外與下一項決定，並須就服務議定溝通安排。