將正確語言的卡片放入每份禮品的指定位置

先為每個收禮者群組選定已核准的語言版本，再為該版本指定插袋及閱讀方向。檔案中同時有兩種語言，不代表裝盒人員就知道某個盒子應放入哪一張實體卡片。同樣地，即使卡片放對了，若收禮者只看到空白背面，也無法達到預期的迎賓效果。

禮品卡的語言版本與插袋分配，需要連結三項決定：誰收到哪個已核准版本、該實體版本放在哪裡，以及收禮者開盒時看到甚麼。應在文案、翻譯及卡片結構均已核准之後才開始。這裡的任務是擺放與分派，不是重寫留言，也不是替換產品說明。

分開處理群組分派與個人身分

使用買方已核准的收禮者群組分配表。以 G-E、G-T 等中性代碼命名群組，記錄各組獲分派的語言版本。不要根據收禮者姓名、目的地地址或外貌推斷語言。尚未確定的偏好，應交由掌握分派資料的主辦方處理。

一個群組可以收到單語卡片，或已核准的雙語卡片。無論哪一種，都必須識別實際印製的成品。「英文／中文圖稿」可能指一個雙語版本、兩個獨立版本，或包含多個備選方案的工作檔。應記錄確切的印製版本參照碼及已核准的語言涵蓋範圍；需要時，也要註明指定的文字形式。

本文處理的是禮品留言。任何必要的產品資訊，都應保留在另外核准的位置。迎賓卡不會因為使用收禮者的語言，就能取代使用說明、安全資訊或其他必要文件。

從收禮者的角度檢視插袋

依收禮者預期的開盒方式，設定佈局方向。指定固定的上緣及插袋開口。記錄卡片取出前可見的是哪一面，以及取出後問候文字的閱讀方向。使用信封時，要區分信封的可見面與內部留言；空白正面不能證明內裝的是哪個版本。

將已核准的實體卡片與信封放入擬採用的插袋。不同尺寸的空白替代品可以解釋概念，卻無法解決實際版本是否可見的問題。不要為了配合位置，重新摺疊、裁切或縮放已核准卡片。應透過負責人要求替代插袋方案，或取得變更卡片規格的授權。

要明確描述收禮者如何發現卡片。「放在盒蓋裡」可能代表清楚可見的插袋、遮住卡片的封閉翻蓋，或裝飾層後方的位置。應指定預期的接觸時點：首次開盒就看到問候文字、取出主禮品前先發現信封，或其他約定的展示時刻。

建立語言版本與插袋對照表

這份工作表中的群組、版本代碼及位置全屬虛構範例。實際使用時，應換成買方已核准的參照資料及明確識別的佈局。

「未授權任何備選方案」是可執行的指示：維持原分派要求，並報告缺少哪個版本。這不代表裝盒人員可以自行選擇方便的替代品。備選方案應列明某個已核准的具體成品，以及允許使用它的確切群組。

在對照表附上群組分配表版本、卡片核准參照及插袋視圖。另行記錄仍不可見的內容，例如不透明信封內的卡片版本。證據註記應列明誰能解決該缺口。一般禮品套裝組套檢查清單提供更廣泛的組套背景；這張對照表則讓語言決定保持清楚。

不改翻譯，比較五十份活動禮品的安排

假設某虛構活動有三十份禮品分派 C-EN，二十份分派 C-ZHT。已核准方案要求每份禮品放入一張指定卡片，因此擺放計畫包括三十個英文卡片位置及二十個繁體中文卡片位置。這些是計畫分配量，並非已驗收庫存數，也不是裝盒已完成的證據。

方案 A 以一份雙語主檔為理由，印製並放入五十張雙語卡片。這個方案改變了原先分派的實體版本。即使相關文字曾出現在已核准檔案中，主檔本身也不代表替換已獲授權。應請留言負責人核准新版本及群組分派，或保留原來三十／二十的分配。

方案 B 保留已核准的獨立版本，兩種卡片都使用同一盒蓋插袋位置。在虛構模型中，C-EN 的問候文字朝向收禮者，但 C-ZHT 卻以背面朝外的方式插入。語言分派正確，展示方式卻尚未符合約定。只需修正 C-ZHT 的擺放方向，再以實際卡片重新審核該視圖。

假設修正方向後，又遮住了插袋預定供人抓取的位置。把卡片轉回去可以恢復取用，卻會失去問候文字的展示面。買方必須選擇能展示並證明兩項要求都成立的已核准插袋安排，或明確改變預期的第一眼畫面。不要把縮短翻譯文字或改變卡片摺法，當成非正式的裝盒補救方法。

有用的結果是得到兩列已核准的「版本對應插袋」紀錄，各自附有可見朝向的證據。即使兩種卡片外部尺寸相同，核准其中一列也不能代替另一列的判斷。

把備選方案當成決定，而非假設

如果 C-ZHT 無法供應，應記錄受影響群組及缺少的版本。主辦方可要求新的已核准雙語版本、改變展示安排，或讓這些分派繼續待決。未取得相關核准前，裝盒人員不應把手上兩張可用卡片都放入、使用舊版本，或自行建立下載連結。

尚未分派的收禮者群組，也需要同樣嚴謹的處理。如有幫助，可以在佈局中預留插袋，但在負責人作出決定前，分派欄的版本應保持空白。放入空白卡片與刻意不放卡片，是兩項不同指示；語言未決不會自動授權其中任何一種做法。

用可見證據完成分配決策

把確切卡片版本、群組對照、插袋參照、開口方向及預期可見面一併核准。標明實體模型及任何被遮蔽的分派證據。指定版本例外的負責人，並議定修訂後的群組分派如何傳達給裝盒人員。共用工作表或約定報告可承載這項決定；這裡不預設有即時追蹤服務。

提交禮品報價要求（英文）時，使用群組代碼、已核准版本參照及預期開盒視圖，並要求確認實際擺放及報告範圍。語言分配不能證明翻譯準確性、印刷品質、材料適用性或運輸防護；這些要求仍各自需要證據及負責人。