下次訂購客戶禮品前，重新核對收禮政策

在將再次向客戶贈禮的選擇轉為採購申請之前，應重新核對收禮人所屬機構的收禮政策。收禮人可能想再要一本筆記本，但過往禮品、不同的估值基準或目前的業務時機，都可能改變這次具體贈禮提案是否可被接受。上一季的致謝回覆只提供過往紀錄，不能回答這一季的問題。

開始時，應已確定擬贈送的實體禮品及預定收禮人所屬機構。內部計畫資格與收禮人的選擇是兩項不同的參考資料。這裡需要的成果是一份再次贈禮的許可確認紀錄，載明下一次贈禮所適用的實際政策參考、相關過往贈禮提案、擬議價值、時機問題，以及可確認回覆者身分的答覆。

確立這次贈禮適用哪項政策

向收禮機構的授權政策聯絡人索取適用書面政策的現行版本，或可確認回覆者身分的釐清說明。列明機構、相關情況下的收禮人職務、實際贈禮者及擬議場合。熟悉的聯絡人轉換機構或職責後，不應假設仍受同一政策規管。

在採購工作表中使用合成收禮人代碼，並將授權聯絡人的資料分開保存。記錄政策來源，以及誰可回答政策適用問題。若舊活動工作表上抄錄的限額沒有列明所屬機構、期間或核准條件，就不足以作為依據。

英國單一來源規管辦公室（Single Source Regulations Office，SSRO）提供了一個適用範圍有限的例子。其於2021年1月14日更新的禮品政策（英文）涵蓋累計價值、原因、時機，以及接受和拒收禮品的紀錄。這些是該機構公布的規定，並未提供通用上限，也未授權其他機構的員工收禮。

以相同基準計算過往禮品與擬贈物品

加總價值前，先向政策負責人確認哪些項目算作禮品、如何歸類贈禮者或來源、適用哪個期間，以及如何估值。確認現有過往紀錄是否涵蓋該範圍。客戶經理自己的紀錄可能漏掉其他獲授權團隊曾提出的贈禮；不完整的紀錄應繼續標示為不完整。

將採購成本與按政策評估的價值放在不同欄位。美國內政部的禮品指引（英文）在其聯邦適用背景下，採用收禮人所面對的零售市場價值，並列有同一來源的累計條件。這說明批發發票未必能提供相關價值。本文沒有採用美國內政部任何以數額表示的收禮額度；適用基準必須由實際收禮機構的政策負責人確立。

在價值旁保留物品描述。如果提案由筆記本改為盒裝禮品套組，應將修訂後的提案交回估值，而非直接沿用筆記本的紀錄。如政策負責人需要更多資料，應準確記錄缺少什麼，以及誰能提供。不可只為完成活動名單，就估算一個有利於通過的金額。

另行詢問時機是否合適

數值比較與收禮決定應各有自己的欄位。向政策負責人詢問，實際場合或業務關係是否帶來限制，或需要進一步核准。透過授權聯絡人提供相關事實，不必為收禮人的僱主蒐集不必要的完整檔案。

例如，已知的合約審查，可能是實際政策需要考慮的事項。按政策負責人所述範圍記錄其答覆，包括條件或拒絕。不要自行訂出通用禁收期間，也不要判定是否違法。如需法律或倫理方面的解釋，必須先由適當且具資格的負責人釐清，計畫才可據此採納該贈禮提案。

逐一檢視三份已選定的筆記本禮品

這個例子的一切均屬虛構，包括政策、收禮人、價值及決定。政策P-4規定，在其計畫年度內，每名按政策界定的贈禮者有60 CU的累計上限，並另行限制在合約審查期間提出贈禮。CU代表虛構貨幣單位。三名收禮人均已選擇筆記本N-6，其按政策評估的價值為24 CU，採購成本則為11 CU。

同一名虛構政策負責人按P-4審閱贈禮者G-1的三份贈禮提案。下表記錄的是該負責人的回覆，並非由算式自動產生的決定。

R1的26 + 24 = 50 CU，而另行取得的負責人確認，才提供了收禮依據。R2的45 + 24 = 69 CU。至於R3，即使低於虛構上限，也不會消除已記錄的時機限制。雖然三人選了同一物品，結果只有一份有依據的計畫申請。

若使用11 CU的採購成本，回答的便是另一個問題，亦會錯誤呈現P-4明定的估值基準。協調人也不應將R2缺少核准的狀態轉為確定的法律結論。應如實保留虛構紀錄所能確立的內容。

將回覆帶入下一次禮品申請

在後續採購決定之前，將有依據的贈禮範圍交給計畫負責人。保持拒絕、資料不全與待決的贈禮提案清楚可辨。客製化促銷禮品指南（英文）涵蓋較廣泛的訂購階段；這份紀錄只提供收禮政策方面的參考資料。

改送其他禮品或回覆不送禮，都需要各自獲授權的計畫決定。不要拆分贈禮、改換贈禮者名稱，或改送給親屬來規避限制。跨入另一個曆年，也不能取代核對政策實際適用期間及條件的工作。

只保留將這次贈禮與往後持續舉辦的活動連結所需、且獲准保留的參考資料。另行議定存取權及紀錄處理方式。提出禮品報價查詢（英文）時，說明有依據的產品範圍及尚未確定的數量決定，不傳送收禮人僱主的紀錄或私人過往資料。任何必要的受限證據，都應透過授權管道另行安排。政策方面有依據，仍不代表已決定供貨情況、價格及採購授權。