將禮品選單整理為已核准的款式申請

在禮品選單的決策時點，每位收禮人目前獲授權的選擇只計算一次，並清楚保留尚未回覆的個案。先選筆記本、之後獲准改選手提袋，只會產生一項現行手提袋申請。未獲回覆的邀請，沒有可計算的選擇，除非計畫負責人已另行訂立並核准適用規則。

為指定活動使用收禮人選擇狀態及最終款式申請登記表。它的目的是將實際選單回覆整理成可供買方審閱的申請，不會預留庫存、保證提供所選禮品或下單。

確定選單及決策時點

識別向參加者提供的選單版本、當中描述的禮品款式，以及計畫已核准的選擇條件。說明邀請是否允許選一份禮品、明確回覆「不要禮品」，或採用其他安排。如果條件不清楚，應先釐清，再將回覆解讀為採購指示。

記錄買方選定的截止時點，包括日期、時間，以及適用時的時區。同時記錄將如何考慮接近截止或截止後收到的變更，以及誰有權決定例外。並沒有通用的截止期限。實際決定應反映計畫已核准的安排及已確認的採購限制。

將提供的選項連結至其完整相關款式。如果選單區分筆記本顏色或手提袋設計，便應保留這些識別資料。後續摘要若只標示「筆記本」，可能掩蓋需要供應商分別確認的選擇。不要從含糊回覆推斷新款式，也不要因另一選項外觀相似就自行替換。

釐清目前選擇，同時保留較早的選擇

透過議定流程，為每筆符合資格的選擇紀錄使用一個固定的計畫識別碼。識別碼有助將變更連結至較早的選擇，但不能證明實際紀錄已匿名化。轉寄訊息與原始回覆可能描述同一個選擇，因此計算兩者前應先確立其關係。

對每項變更，保留較早的選擇、要求改選的項目，以及依據計畫規則接受變更的決定。單憑較晚的時間戳記，不能解決回覆含糊的問題。應請獲授權的選擇管理負責人釐清該訊息是要更換選擇、提出問題，還是提出選單以外的額外要求。

變更獲接受後，將新選擇放在現行欄位，舊選擇則放在已被取代欄位。只有現行選擇才納入擬議的款式申請。保留較早的值有助審閱，但不會產生領取第二份禮品的權利。

分析三十人的筆記本與手提袋例子

這個例子的所有內容均屬虛構。假設一項已核准計畫向30名參加者每人提供一份禮品。決策時點之前，紀錄中有18項已確認的筆記本選擇、7項已確認的手提袋選擇，以及5個未回覆個案。其後，一名選擇筆記本的人要求改選手提袋，虛構計畫負責人在申請定案前接受該變更。

下列分組行彙總互不重複的虛構識別碼，並非需要再加到原始名單的額外收禮人紀錄。

筆記本申請變為18－1＝17本。手提袋申請變為7＋1＝8個。接受變更後，現行選擇仍是17＋8＝25項，另有5個未回覆個案清楚保留。25人已選擇，加上5人尚未解決，合共涵蓋這個教學例子的全部30名參加者。

如果將C18原先的筆記本及新選的手提袋一併計算，就會從25位目前已選擇者產生26項禮品申請。如果改為替5個未回覆個案指定筆記本，則會產生22本筆記本及8個手提袋的組合，而所述選擇從未授權這個組合。這兩種調整都無法從紀錄得出。

結果是一份包含17本筆記本及8個手提袋、另列5個未解決個案的待審申請。這不能證明相關款式有庫存，也不能證明必須新購25件。實際供應及買方採購授權仍是獨立事項。

分別決定未回覆及例外個案

若核准計畫設有「不要禮品」選項，就應區分「未收到回覆」與明確選擇「不要禮品」。也應區分無法解讀的回覆與等待負責人接受的回覆。不應以同一個空白欄位概括這三種狀態。

負責人可決定要求釐清、將個案排除於本次申請之外，或採用另一項已核准的計畫規則。記錄實際決定及其範圍。不要為了令總數等於邀請人數而自行設定預設選項。沉默不能表明對筆記本或手提袋的偏好。

如果申請已送出索取報價，之後才收到變更，應將它保留為待決修訂，直至負責人決定如何處理。在承諾可以配合修訂之前，應先確立目前的採購承諾狀態。內部的選擇更正本身，既不代表供應商已接受變更，也不會取消現有訂單或保證提供替換禮品。

讓採購摘要保持精簡實用

準備款式報價的供應方，可能只需知道已核准的款式數量及規格，無須知道背後有哪些人。如果有限的摘要已足夠，就使用該摘要；如有必要傳送個別收禮人資料，應另行與獲授權聯絡人安排。

英國資訊專員辦公室（ICO）的資料最小化指引（英文）將所持有的資料與目的連結，並註明指引正在檢討。這是範圍有限的背景資料，並非合法分享資料的證據，也不是對本計畫的合規評估。這份工作表不會授予重用或傳送收禮人名單的許可。

轉交摘要之前，請計畫負責人確認選單版本、目前選擇、已接受的變更及未解決個案。將這套核准依據交給採購負責人，並詢問哪個實際供應方案可以滿足需求。如果供應的款式與選單不同，應將差異交回作出決定，而非未經明確決定就改寫收禮人的選擇。

宣傳禮品指南（英文）涵蓋申請界定後的較完整流程。提出禮品報價查詢（英文）時，提供已核准的款式摘要、預定活動及尚未釐清的選項問題，不要傳送收禮人試算表。完成選擇登記表能讓申請可追溯；商業承諾仍須有其自身已確認的範圍及核准。