收禮人資料結案，應與禮品稿件歸檔分開處理

贈禮活動的收禮人資料結案時，應逐一檢視剩餘副本為何仍有需要，以及誰能決定如何處理。可重複使用的空白稿件、個人化製作名單與未解決的配送紀錄，各有不同用途。單一「保留活動資料夾」或「全部刪除」指示，可能掩蓋這些差異。

先從已核准的履約範圍與實際例外狀態著手。確認哪些工作已結束，哪些仍需要與收禮人有關的紀錄。出貨確認或送達場地，不代表每位預定收禮人都已收到禮品。資料檢視應以活動負責人有依據的狀態為準，不重新討論禮品設計，也不虛構配送結果。

盤點副本，毋須再次收集其內容

請每一位已知且獲授權的持有人，指出其責任範圍內的紀錄類別與副本。視實際工作而定，相關持有資料可能包括受控製作名單、另行傳送的工作副本、個人化稿件、配送異常紀錄，或紙本出貨名單。這些只是可詢問的資料所在之處，不代表任何特定供應商確實持有它們。

記錄保管方、副本代號、目前工作，以及能檢視其持續用途的人。優先使用既有且獲授權的參考代號，而不是將原始名單附在結案工作表中。工作表本身不應變成另一份彙整地址簿。

明確界定每個保管方答覆的範圍。對共用資料夾的確認，不一定涵蓋另行分發的附件或紙本。詢問持有人，其回覆包含什麼，以及哪些仍超出其所知範圍。不明副本屬於尚未釐清的範圍問題；不要將局部盤點當成已找出所有副本的證據。

將收禮人資訊與可重複使用的設計分開檢視

找出組織日後從事獲准工作時可能需要的已核准空白設計。檢查擬供重複使用的資料包，是否實際含有個人化內容，或連結至收禮人紀錄。標示為「稿件」的資料夾，也可能包含姓名名單，或顯示個人訊息的製作校樣。

獲授權的設計與紀錄負責人應決定，哪些內容應納入可重複使用的資料包，哪些需要另作收禮人資料檢視。空白範本持續有用，本身不足以證明可將已填妥的收禮人名單一併留存。反過來說，對名單作出的決定，也不會決定已核准設計、版本歷程或其他正式依據紀錄應如何保留。

使用紀錄代號保留必要關係，避免複製底層個人資料。收禮人代碼仍可能透過另一份紀錄連結至個人；以代碼取代姓名，不是資訊已匿名化的證據。任何以匿名化為依據的決定，都需要隱私負責人評估。

將用途決策交給有權限的人

副本保管方可描述持有內容，並回報其職責範圍內的行動。檢視負責人則依適用的紀錄政策、協議與義務，決定獲授權的處理方式。彙整回覆的協調人員，不應僅因供應商表示製作已完成，就推定獲准刪除紀錄。

若仍有持續用途，應描述具體工作或義務、相關紀錄範圍，以及既有的重新檢視觸發條件。一項未解決的配送問題可能需要有限紀錄，而較完整的製作名單則需要不同決策。避免將單一未結案件，自動視為保留所有收禮人資料的理由。

ICO 的英國儲存限制指引（英文）將留存與用途連結，而不是為各類紀錄訂出通用期限。其資料最小化指引（英文）也將所持資訊與該用途連結。兩個頁面均標明指引正在檢討中。它們是適用範圍有限的英國背景資訊，不是本活動的留存時程表或合規決策。

若紀錄義務或保留要求尚不明確，應請隱私或紀錄負責人解決。記錄其暫行指示、涵蓋範圍及下一次檢視觸發條件，不要自行訂出期限。沒有指派負責人的「先保留」備註，代表決策仍未完成。

使用活動資料結案責任台帳

這份原創工作表記錄決策，以及追蹤決策執行情況所需的證據。以下各列均屬同一個假設活動；代號、角色與擬議結果皆為虛構，沒有任何一列是在指示真實保管方刪除或保留紀錄。

每個已完成項目都應加入決策來源與行動確認回覆。若超過一個保管方持有 P3，應為每份副本分列一行或子紀錄。某一家供應商的回覆，不能替另一個組織持有的副本結案。

追蹤虛構活動中的三種不同結果

假設虛構案例中的設計負責人確認，A4 是適當的空白版面，且在已檢視範圍內未發現收禮人資訊。組織可記錄獲授權的 A4 歸檔決策，但不能以該決策作為保留 P3 的依據。這項發現涵蓋的是已檢視資料，並非所有曾與該設計相關的檔案。

再假設紀錄負責人確認，已識別的工作副本 P3 不再有持續用途，也無適用的保留要求，並授權透過保管方議定的流程將其移除。應將授權與後續行動回報分開保存。提出要求的日期，不能代替已執行的證據。

在這個假設案例中，E7 仍未結案。其負責人必須依實際指示，保留關於必要紀錄及下一次檢視觸發條件的決定。日後解決 E7 時，應觸發對該副本已議定的檢視；它不會自動啟動涵蓋其他無關紀錄的刪除規則。

這些結果分別交代三類紀錄，而非選擇一個通用的保留或刪除答案。它們也能指出缺少回覆時，接下來必須由誰行動。不要用假設決策代替活動本身的政策或授權。

只針對回覆支持的範圍結案

要求行動回報指明副本、行動、負責方及任何限制。若要求涵蓋多份紀錄，一句「完成了」可能仍需澄清。某份工作副本已移除，不代表已交代其他附件、紙本副本，或保管方所述範圍之外的系統管理紀錄如何處理。

將未解決的技術處理或紀錄義務交給適當負責人。這份工作表不提供刪除程式碼、自動清除服務，也不保證所有痕跡均已消失。依組織政策，保留足夠的授權決策及已回報行動證據，同時避免在證據中再放入一份個人名單。

客製宣傳禮品指南（英文）提供較完整的證據與責任背景。可透過禮品報價詢問表（英文），以概括方式討論所需協調範圍，不傳送收禮人試算表或敏感紀錄。如有必要且獲授權的移交，應與負責聯絡人另行安排。真正有用的結案，能明確告訴下一位負責人：哪些副本已檢視、哪些行動據報已執行，以及哪些用途決策仍未解決。