記錄供應商可公開使用哪些禮品成品圖片

供應商要求展示禮品成品時，需要一個與實際圖片或展示樣品、擬議公開渠道及適用協議相連的答覆。以已獲核准製造的禮品設計為起點，再確定既有條款及相關負責人對擬議宣傳用途有何規定或決定。

禮品成品宣傳用途範圍卡，會為供應商記錄這個答覆。它協助買方區分獲准用於作品集的照片與尚未釐清的其他方案，但不會建立授權、判定所有權，或假設每家供應商都採用相同的宣傳政策。

精確識別擬議展示內容

詢問供應商想展示哪張圖片、哪個裁切版本或哪件實體樣品，以及在哪裡展示。「用於行銷」過於籠統，無法形成有用的交接。具名網站作品集、特定社群帳號、銷售手冊及商展展示，都是不同的擬議渠道。記錄預定受眾，以及負責人認為重要的其他範圍。

為擬議圖片保留可供審查的參照，包括禮品可見的各面，以及附帶圖說或描述。若是實體樣品，應說明擬議展示狀態。闔上的筆記本、打開的筆記本，以及訊息卡露在外面的盒裝禮品，即使屬於同一份已核准訂單，也可能呈現不同內容。

使用既有產品及圖稿參照識別禮品，無須重做先前的印刷幾何配置或贊助商版面審查。客製禮品印刷指南（英文）說明這些製造基礎；本紀錄回答的是其後的公開展示問題。

要求新決定之前，先查核協議

找出實際供應商條款，以及任何訂單專屬宣傳條款或其後經授權的澄清。請合約負責人說明本次合作適用哪個版本，以及它如何涵蓋擬議用途。將相關來源隨紀錄保存，不要依賴協調人員對類似訂單的記憶。

既有條款可能已處理宣傳事宜。買方不應把沉默視為自動同意，也不應假設每次展示都必須經過全新的許可程序。如果負責人判定既有條款涵蓋該確切提案，應記錄依據及條件。若條文或權限存在爭議，應交由適當負責人或顧問處理。

範圍卡概述的是已確立的決定。它不會凌駕協議，也不會僅因有人在試算表中加入限制，就改變相關權利。任何必要的合約修訂或授權，都應由獲授權各方循其實際流程處理。

識別內容及相關權限

列出擬議展示中可見的標誌、插圖、攝影作品及訊息內容。識別誰能回答各個相關元素的許可問題，不要假設活動主辦方擁有禮品上所有內容。保留可供查閱的製造許可參照，但仍應確認它是否回答了這個特定宣傳用途的問題。

WIPO 的著作權常見問題說明，使用受保護作品時，授權及既有授權的條件很重要，而各國的限制及例外規定亦可能適用。若情況不明，該指引建議尋求法律意見。這屬於一般背景，並非對該禮品、照片或供應商協議的裁定。WIPO 著作權常見問題（英文）

僅說明照片由誰拍攝，無法回答照片所呈現素材的每個問題。請相關權利人識別其決定涵蓋什麼。紀念品採購指南（英文）介紹較廣泛的圖稿權利問題；此處的實際工作，是將擬議展示與可追溯至決策人的決定連結起來。

在工作紀錄中使用參照代碼及獲准用於審查的資料。不要只為了說明為何應排除某些內容，便散發帶有個人化訊息的一面或尚未公開的內容。若檢視需要受限資料，應循已核准途徑另行安排審查。

比較一張獲准圖片與兩項假設請求

這個例子完全虛構。生產圖稿 A4 已獲核准。負責人已就成品照片 P2 用於某個具名供應商作品集作出並記錄決定，但須符合議定的發布條件。以下每項素材或樣品、渠道及許可陳述均為教學假設，並非真正授權或供應商政策。

P2 已有記錄在案的許可依據，但尚無證據證明發布條件已滿足。這項條件必須繼續清楚列明。在此例中，P3 及 S1 仍未確認；供應商持有禮品，也不能補上這些尚欠的決定。

買方收到可編輯的 A4 原始檔，是另一種交接結果。它說明買方取得哪些數位檔案，卻不能回答宣傳決定是否涵蓋供應商擬議的 P3 裁切版本或 S1 展示。

讓展示條件可供實際執行

以供應商能識別的方式，記錄實際議定的發布觸發條件，包括由誰確認觸發事件已發生。除非具有決定效力的指示明確以製造完成為觸發事件，否則不能用製造完成訊息取代發布信號。若尚未確立展示期間，應說明尚未指定，而非自行設定禁發期或到期日。

只在有依據的範圍內描述獲准編輯。如果提案包括裁切、修圖、加入圖說，或將圖片與其他作品組合，應請負責人確認既有範圍是否涵蓋。避免一概認定所有編輯都被禁止或都沒有問題。目的是取得針對擬議版本的答覆。

其後更改渠道或時點時，也應同樣處理。保留先前指示、識別新請求，並取得負責人的判定。不要假設有單方面撤回權、承諾可以移除所有網上副本，或在未經適當評估前，將存在爭議的展示描述為侵權。

交接指示，同時保留待解問題

請供應商參照已確立的決定，確認其理解的確切素材或樣品、渠道及條件。如果回覆只有「已獲准用於行銷」，應要求更具體的確認，或將看來存在的分歧交給合約負責人。即使供應商已收到範圍卡，尚未釐清的權限及發布問題仍應保留指定負責人。

收到指示並不能證明最後發布了什麼。若其後審查實際展示證據，應將觀察到的素材或樣品、位置及觀察日期另行記錄，與許可紀錄分開。任何看來不符之處，均應循議定途徑交由適當負責人處理。

提出初步禮品報價查詢（英文）時，說明宣傳用途問題及相關禮品參照。表單的參考圖片請使用 PNG、JPEG、WebP 或 GIF。只使用獲准用於該次查詢的資料；受限圖稿或詳細許可紀錄，應另行與已核准聯絡人安排。