決定個人化剩餘禮品中，哪些部分可以再用

決定是否再用帶有某位收禮人姓名的剩餘禮品時，應保留原有分配關係。即使盒內有一件沒有標記的物品，也不能只因整套禮品從未派發，便將它計為可送給新收禮人的禮品。更改下一次採購需求之前，應分別審視收禮人專屬部分，以及任何擬議的通用部分再用方案。

先明確下一項禮品計劃，並識別剩餘套裝。要形成的結果，是按組件身分作出個人化套裝再用決定。這項工作要問的是：沒有標記的組件是否有另行核准的用途，同時保留原有具名禮品所附帶的限制。它不提供拆開、更名、重新派發或處置任何物品的指示。

保留原有分配關係，無須重複列出姓名

使用既有且獲授權的分配紀錄，識別套裝及其中的收禮人專屬物品。實際個人資料與物品的對照關係，應由相關負責人保管。虛構例子可以使用 L1、L2 等代碼；實際工作中的代碼仍可能連結到某個人，不應自動視為匿名資料。

請計劃負責人說明，剩餘狀態實際代表什麼。禮品可能仍在等待原定收禮人領取，也可能是原有用途已改變。一盒未被領取的禮品，不能告訴採購協調人員哪種解釋適用。若欠缺負責人的決定，應將原有分配保留為未解決，而不是假設收禮人已放棄禮品。

準確記錄哪件物品帶有個人化內容。筆記本上的姓名、收禮人專屬卡片，以及外層分配標籤，是不同的物件。審視時必須識別實際限制；不能只因一個表面顯示姓名，就認定所有沒有標記的組件都可自由使用。

釐清通用組件將成為什麼禮品

以既有參照及其在下一項計劃中的擬議用途，描述候選組件。沒有標記的筆，可以被考慮作為獨立贈品、另一項已核准禮品的組件，或被判定不適合新的需求說明。這些是買方須作出的決定，各自產生不同結果。

檢查下一份需求說明是否確實接受該結果。若要求的是筆記本加筆的禮品，單獨核准一支筆，不能滿足該需求。所需禮品未改變時，應避免把「六支潛在可用的筆」轉換成「省下六份禮品」。

接著，識別進行任何擬議拆分之前所需的許可及證據。詢問相關負責人，原有套裝是否可以改動，以及哪個獲授權的一方可以執行議定工作。取得對所得物品之狀況及呈現方式的適當決定。這份紀錄採用上述決定作為依據；它不提供拆分方法或檢查清單。

以六套虛構剩餘禮品逐步說明

假設六套虛構禮品，每套包含一本具名筆記本及一支沒有標記的筆。套裝使用虛構代碼 L1 至 L6 識別。在本例中，計劃負責人尚未授權重新分配，也沒有進行任何拆分、狀況審視或新禮品核准。下表按組別列出同款筆所提議的不同用途去向。

候選數量為兩支加四支，即六支筆。原有總體仍是六套禮品，內含六本具名筆記本及六支筆。這些描述從不同層次指向同一批物件；將六套禮品與六支筆相加，會模糊兩者的關係。

目前尚未確立任何新增可用禮品數量。兩支作為獨立贈品的筆，須各自取得所需核准及證據。其餘四支不能只因被標為通用品，就滿足筆記本加筆的需求。這項決定關乎收禮人專屬身分及最終形成的禮品，並不是組裝更多套裝的公式。

假設下一項計劃負責人接受以獨立贈筆配合 L1–L2 所提議的用途。只應更新這項新用途決定。這兩支筆仍有待取得拆分授權、相關狀況決定，以及所得狀態的證據。用途核准不能證明工作已執行。其餘四項提案，以及全部六本筆記本的原有分配，都保留既有的未解決狀態。

拒絕與日後核准都要限於明確範圍

若負責人拒絕拆分，應按既有指示保留受影響套裝的完整狀態。這項決定可能結束某個特定再用提案，但不代表已決定原有禮品最終應如何處理。不要據此推定可以捐贈、丟棄，或送給其他人。

若日後有提案建議遮蓋或移除姓名，應視為另一項變更，需要另行取得權限及適當評估。一支沒有標記的筆看似可用，並不授予改動筆記本的許可。同樣地，即使兩位收禮人顯示相同姓名，也不能確立他們的禮品可以互換。

按實際範圍記錄有證據支持的結果，例如：擬議獨立用途獲接受、拆分仍未解決、所得物品狀況獲接受，或工作完成已有證據。保留確立每個狀態的參照。這樣便可修改其中一項決定，而不必改寫原有分配，或暗示整套禮品已變為可再用。

讓採購摘要保持精簡而有用

向採購負責人提供原有套裝參照、擬議的通用組件、下一次贈禮用途，以及尚待滿足的條件。只納入已獲授權且該項決定所需的資訊。英國資訊專員辦公室（ICO）的資料最少化指引（英文）將適當持有個人資料的範圍與既定目的連結。該指引針對英國，目前正在檢討中；它不授予再用這些禮品或分享收禮人詳細資料的許可。

如需了解更廣泛的階段證據，可參閱客製禮品進度指南（英文）。提出禮品報價查詢（英文）時，以虛構代碼及不涉及個人資料的描述說明擬議成品。任何必要的詳細紀錄交換，應另行與獲授權的各方安排。採購結果只應計入有明確證據支持的新用途，並保留其餘提案的可見紀錄，不應默默按貨架上的盒數減少下一次訂單。