核准寄件前，先編列實體禮品樣品的審核輪次預算

實體禮品打樣預算應用來取得一項明確的核准決定。付款寄送筆記本樣品前，先識別封面、加工版本、審閱者及寄送路線。數位效果圖、未加工庫存樣與預定量產的加工樣回答不同問題；把它們當成可互換的「樣品」，容易漏掉真正需要付費的一步。

先用下方路線比較，再填逐輪寄件表。樣品製作費、承運報價及附條件的改樣預留額分開記錄。多付一筆費用，並不代表可以追回已錯過的活動期限。

比較共用樣品與分寄審閱

買方可能同時需要品牌決定及活動團隊決定。先問同一件物品能否回答兩者，以及首輪審閱會否改動或留存樣品。這些是協調問題，不是未經擁有人同意便轉寄的指示。

這份原創工作表比較證據路線，不估計運送速度。記錄誰須回覆、哪份指示授權取件。若服務商綑綁樣品與運費，應問清包含項目，不要自行拆價。預留額只涵蓋可能性；接受另一份指示，才會承諾下一段行程。物流簽收亦不會結束外觀審閱。

首次詢價請列產品版本、待解實體問題、必要審閱地點及最晚決策日。要求所選路線的現行價格，以及改樣條件。不要假定網站提供海外轉寄或指定承運服務；由回覆確認實際可協調範圍。

每輪樣品只對應一項決策

要求寄件前，先寫下尚待解決的採購問題。以筆記本禮品為例，問題可能是指定的實體封面與擬議的裝飾加工，是否符合這次禮品專案約定的外觀。請引用既有規格及其判定標準；不要為了填滿表格，就自行增訂壓印深度、耐用性門檻，或更改已核准的圖稿區域。

明確識別能回答問題的實體物件：筆記本型號、封面修訂版本、圖稿版本，以及已揭露的替代材料或做法。用不同封面製成的樣品仍可能有助於討論，但除非負責人接受這項限制，否則不應將寄送該樣品說成能解決確切的量產版本問題。

數位圖稿獲批，不能證明送達樣品的實體加工效果。反過來說，若尚待決定的只是採用哪段已核准的文字，再寄一本實體筆記本也不一定有幫助。請決策負責人說明還缺什麼證據，以及是否需要再寄一次實體樣品才能補足這個具體缺口。

客製禮品印刷指南（英文）涵蓋較廣泛的樣品及量產核准關卡。請讓這些技術決策對應到正確的樣品；本表則用來控管把所需證據送到審核者手上的費用。

將證據計畫與寄件指示分開

寫明由誰審核樣品，以及誰有權核准快遞費用。兩者可以是同一人，但兩種職責都應記錄。索取實際報價前，先確認預定目的地及這一段寄送的範圍。在工作預算中使用群組或職務代稱，避免傳閱收件人名單。

分開列出樣品製作、裝飾加工設定、保護包裝、寄出運費、回寄運費，以及轉寄給另一位審核者的費用。詢問擬議金額包含哪些項目。若供應商提供一個綑綁總額，應保留書面列明的組合範圍，不要把整筆金額標成「快遞費」。

除了擬議的寄件安排，也要記錄樣品可寄出的條件。圖稿檔案獲批，不代表實體筆記本已製成、檢查完成或可供取件。同樣，包裹交付承運，也不代表審核者已收到或核准相關加工效果。

使用逐輪樣品寄送授權表

以下列項描述一個虛構計畫，並未授權任何真實寄件、服務、樣品或期限。

有了實際資料後，在表旁補上報價參考資料、支出決策日期、已承諾金額及已花費金額。清楚區分「已預留」、「已授權」、「已承諾」及「已花費」。未花費的預留額仍可能依約定商業條款成為已承諾支出，因此不能只因尚未收到發票就釋出款項。

重寄觸發條件應明確而限縮。「採購方更改已核准的封面加工效果，並要求新的實體樣品」指出了一項決策。「樣品未獲核准」則太含糊：它沒有說明問題是否需要新的實體物件、由誰付費，或是否允許再次寄件。

計算預留額，避免把它當成已發生支出

此處所有金額均為虛構貨幣單位，簡稱 CU，並非快遞費率或供應商收費。這個假想計畫為一次筆記本樣品寄出預留 45 CU，另為可能需要的修訂樣品預留 45 CU：

45 CU + 45 CU = 90 CU，是這兩段寄出行程的最高預留額。

若首次寄送的實際費用恰為假設的 45 CU，而且不需要修訂樣品，示例中的支出就是 45 CU。其餘 45 CU 仍為未使用的預留額，直到預算負責人確認沒有相關承諾，再予以釋出或改作其他用途。有 90 CU 的預留額，並不表示一定花了 90 CU。

若需要修訂樣品，先確認原因、費用由誰承擔，以及修訂後的寄送涵蓋什麼。本例並未證明採購方有權獲得免費修正、抵扣大貨訂單金額，或固定的打樣時程。實際報價較高或寄送行程改變時，需要重新作出支出決策，不能默默挪用另一個預算項目。

這項預留額不包含樣品製作、圖稿或模具費用、任何回寄、轉寄審核、關稅、稅費及未列出的處理工作，也不假設它等同於上述費用。這只是範圍有限的樣品寄送準備金，並非完整的打樣成本或禮品到貨總成本。

決定由誰查看樣品，以及查看次序

品牌審核者與活動負責人可能需要從同一件樣品取得不同證據。詢問已約定的審核能否在同一地點完成，或是否需要轉寄。不要假設雙方位於同一地點，也不要假設一定有可用的轉寄服務。

若採購方提出將樣品分開寄給多位審核者，應先記錄為樣品及寄件範圍變更，再申請核准。若提出依序審核，應指定交接負責人及任何回寄要求。只要某段必要的審核寄送仍沒有支付方或約定方式，表面較便宜的計畫就仍不完整。

記錄實際活動需求、服務提供者提出的樣品里程碑，以及採購方下一個決策時間點。這些是規劃輸入，並非承諾的運送時間。若無法在採購方的決策時間點前完成審核，負責人必須決定要改變什麼；額外支付快遞費用，本身不能證明能按期準備妥當。

用決策結果完成一輪審核，而非只看包裹狀態

每一輪都應保存樣品識別資料、寄件證據、收件確認、審核結果、負責人及下一項決策。有用的例外記錄，會說明什麼仍未解決，以及是否需要另一件實體樣品。應就本次委託約定更新頻率，而不是假設有持續追蹤或自動核准平台。

所需審核完成後，只將相關的樣品寄送預算結案。量產核准與大貨運送仍各自需要證據及授權。禮品運費指南（英文）提供另行規劃整體運輸的基礎。

提出禮品報價查詢（英文）時，請說明已核准的筆記本配置、要解決的實體問題、審核者所在地，以及首輪與可能修訂寄件的要求範圍。把預留額視為正式報價前，應先取得各項實際收費及任何抵扣條款的書面說明。

包件描述可參考DHL英國測量指引所述的包裝尺寸與重量原則。仍須索取實際選定服務報價；這不是樣品寄件費率。