為再次收禮者選擇下一份禮品前，先檢視過往禮品

為再次參加的收禮人選擇下一份禮品時，應比較他們實際收到過什麼，以及新活動的目的。同樣是曾經派發的筆記本，在某種場合再送一次可能多餘，在另一種場合卻可能有用。決定重複贈送、改送互補禮品或暫緩決定，都需要具體理由，而非沿用每年都要更換禮品系列的固定規則。

先列明下一項活動，並簡短說明禮品應協助收禮人完成什麼，再檢視相關的過往發放證據。這項比較著重於擬議禮品對再次收禮者是否有用；舊有庫存剩餘多少，則是另一項採購參考資料。

釐清過往紀錄能證明什麼

找出能在這項決定所需的層次上支持過往收禮情況的紀錄。筆記本採購單可證明以前曾經採購，而團體派發紀錄或可證明該團體內曾有派發。兩者都不一定表示這次再來的每個人都曾收到筆記本。

記錄過往禮品的確切種類，以及證據涵蓋的範圍。「筆記本」這個名稱可能遺漏口袋筆記本與特定課程用練習本之間的重要差異。只描述與決定相關、且有紀錄支持的特徵。不可憑假設將過往派發總數變成個別收禮人的收禮紀錄。

只有在獲准使用的紀錄支持兩者關係時，才將過往團體與本次對象作對應。如果團體如今有新加入者，應將已知曾收禮的範圍與尚未釐清的部分分開。過往發放情況不明，就應維持不明；這既不能證明某人從未收到禮品，也不是改送不同禮品給所有人的理由。

避免只為收集超出本次選擇所需的細節，而重新查閱已結束活動的資料。如果經授權的團體層次摘要足以回答問題，就使用該摘要。如確實需要個別收禮人的證據，應先詢問負責紀錄的人員，哪些資料可用於此目的，再申請存取。

先訂明新用途，再考慮新鮮感

描述禮品在新活動期間或之後的具體用途。例如，工作坊的核准計畫可能要求每人完成書寫練習；另一場活動則可能要求參加者攜帶指定資料包。先說清楚任務，再選擇物件，才不會把某個吸引人的替代選項本身當成理由。

接著問，過往禮品會如何影響該用途。全新的筆記本是否屬於這次工作坊預定使用的教材？主辦方是否已確立不能依賴現有筆記本的理由？擬議的手提袋是否解決了實際攜帶需要？這些問題應由活動負責人回答，不能把答案當成所有再次收禮者共有的特性。

互補禮品應有本身的實際用途。只因水瓶不同於筆記本就改送水瓶，並未說明其用途。同樣，只因沿用舊圖稿較方便而重複贈送原有物品，也不能證明它對收禮人有用。兩種選擇都需要針對本次活動的理由。

比較三組虛構收禮人

下表完全是假設例子。假設某個虛構計畫目前有26名參加者，分為三個互不重疊的組別。計畫負責人已授權使用下述有限的團體摘要。虛構的人數、發放紀錄及活動要求都是教學資料，並非客戶證據。

12加8等於20人；這20人在虛構紀錄中有已確認的筆記本收禮紀錄。其餘6人的過往情況仍未釐清，目前共有26名參加者。將這6人稱為首次收禮者，或說全部26人以前都收到過筆記本，都是錯誤的。

這張表不會產生18本筆記本加8個手提袋的訂單。A組有證據支持考慮重複贈送的理由；B組有一個是否合用仍未確定的替代選項；至於C組，若負責人認為本次工作坊目的已足夠，便可按該目的評估。表格保留這些不同的待決事項，而非將它們組成已定案的禮品組合。

如果工作坊負責人之後取消使用全新筆記本的要求，就需要重新檢視A組和C組重複贈送筆記本的理由。如果資料包內容改變，B組的手提袋提案便需要再次判斷是否合用。即使參加者組別不變，用途的改變仍可能使禮品系列有所不同。

讓證據範圍與本次決定相稱

簡短引用獲准使用的發放紀錄即可，不要將收禮人的聯絡資料複製到禮品系列比較中。買方需要了解的是過往收禮情況及新用途，而非建立個人喜好的一般檔案。不要從職稱、身分或過往接受禮品的行為推斷偏好。

英國資訊專員辦公室（ICO）的資料最小化指引（英文）將個人資料的範圍與所述目的連結，並標明該指引正在檢討。這只是考慮所需紀錄時的有限背景資料，並非對活動合規的判定，也不代表可重用過往名單。單憑組別代碼也不能證明資料已匿名化。

應區分有證據顯示的過往發放、主辦方對實用性的判斷，以及收禮人目前實際提出的要求。三者都可作為比較的參考，卻不能將其中一種改稱為另一種。本文不假設有通用的更換週期、忠誠度效益或禮品疲勞效果。

先核准禮品系列的選擇理由，再尋求採購承諾

請活動負責人列明每個相關組別已選定的物品或尚未決定的替代選項、它所服務的新用途，以及仍需要哪些證據。決定重複贈送某類禮品，並不代表必須原封不動地沿用舊規格；應另行取得適當的現行規格核准。

後續比較已界定的選項及完整採購成本時，可參閱固定預算活動禮品指南（英文）。這次過往禮品檢視不能確立可用庫存、價格、交期或應採購的數量。

提出禮品報價查詢（英文）時，說明擬議禮品、目前用途及查詢的核准範圍。若組別層次的要求已足夠，就使用這些要求，不附上個別收禮人的過往紀錄。下一項採購承諾應以新活動送禮的理由為依據；過往禮品只是背景參考，不能自動成為否決或重複贈送的指令。