下一場活動再用帶日期禮品前，先審視原有活動訊息

將剩餘禮品提供給下一場活動之前，先審視禮品上已印有的訊息。筆記本可能仍實際存放在手邊，但封面所寫的活動，新收禮人卻從未參加。採購要釐清的是：哪些已識別的禮品符合下一場活動已核准的訊息，哪些必須另作決定，才能納入該計劃。

先明確指定下一場活動，並取得其已核准的需求說明。「以後找機會用掉剩下的禮品」沒有提供受眾或用途，無從判斷舊訊息是否合適。這項審視會按活動訊息的適用性分類，形成一份簡短紀錄，區分內容可能適用的候選品、已明確核准的用途，以及尚未解決的項目。它不提供庫存數量、需求預測或採購權限。

從下一位收禮人的角度閱讀成品上的訊息

識別實際的筆記本、手提袋或其他禮品組別，以及顯示其既有活動內容的證據。在獲授權使用的紀錄中準確記下相關文字，包括已印上的年份、活動名稱、地點或活動訊息。如有實物照片或可追溯至保管人的描述，應加以採用；單憑舊圖稿檔案，不能確立現存貨品上實際印了什麼。

考慮已核准、呈現給收禮人的整體內容。即使旁邊放了一張新卡片，禮品上的舊活動名稱仍是訊息的一部分。請活動負責人判斷這種組合是否適合下一個場合。不要默默將新卡片視為已抵銷舊名稱的影響。

已印上的活動日期應記錄為活動內容。這項審視不能將它當作產品到期日，也不能確立物品的狀況、安全性或剩餘使用年期。任何獨立的產品狀態問題，應交由相關負責人處理，並保留既有決定作為判斷依據。

將舊訊息與一份明確的新需求說明逐項比較

記錄下一份需求說明實際要求什麼，例如已核准的中性標誌、指定活動識別，或明確的紀念用途。將該參照與現有禮品上的文字並列保存。顏色相似或主辦單位未變，都不能回答舊活動名稱是否合適。

請活動決策負責人作出以下三種有明確範圍的結論之一：既有訊息可用於這項指定用途；按目前呈現方式，所提用途並不合適；或某個具體問題仍未解決。如有提供理由，應一併記錄。接受歷史活動訊息用於某一場紀念聚會的決定，不應變成對往後所有贈禮活動的概括核准。

未經裝飾或只有中性標誌的物品，可能沒有舊日期的問題，但仍須按新需求說明確認。相關決定及實物使用條件獲得證據支持之前，應將它視為候選品。客製禮品進度指南（英文）提供較全面的核准階段背景；本文的紀錄只處理現存禮品上已有的內容。

以四十本虛構筆記本逐步說明

假設一份虛構的貨架紀錄列有 40 本筆記本：25 本印有上一年的活動日期，15 本只有中性標誌。下一場活動的需求說明 E2 允許使用該中性標誌，但活動負責人尚未核准將這批現存物品用於 E2。這個例子並未提供任何實際庫存、檢查結果、再用許可或收禮人需求。

這項分類與貨架例子的總數相符：25 加 15 等於 40。它並不代表有 40 件禮品可供 E2 使用，也不代表必須更換 25 件禮品。例子未提供已核准的 E2 需求，因此無從推算採購數量。

假設活動負責人其後確認 N-N 的訊息可用於 E2。應更新該組的內容決定，並保留核准參照。這 15 本筆記本的訊息於是獲准用於本次活動；任何尚未解決的狀況、取用或分配決定仍須處理。不要將這些獨立問題合併成一個「已就緒」項目。

至於 N-D，負責人可能認為歷史活動內容符合某項明確的紀念用途；也可能拒絕將它用於所提的新活動呈現方式。兩種結果都必須按實際範圍記錄。單憑舊年份，無法在兩者之間作出選擇。

將擬議改造排除在已核准再用數量之外

如有人建議遮蓋舊訊息、更改裝飾，或替換某項展示配件，應將其記為需要另行審視的提案。本工作表不提供加印、去除裝飾、移除必要資訊或更改包裝的指示。相關負責人及實際服務提供者確立可接受的範圍之前，不要把想像中的改造後物品計入數量。

針對提案提出明確問題：涉及哪個已識別組別、完成後收禮人會看到什麼內容，以及誰可以授權這項改動？實際可行性、價格及時間應另行取得。只說改動「很簡單」，並不能回答上述任何問題。

尚未議定改造時，應完整保留原有禮品描述。在試算表中將印有日期的筆記本改名為「中性庫存」，無法改變其封面上已印的訊息。應保留某項用途遭拒的紀錄，同時避免暗示貨品已被處置，或不適合任何其他用途。

將活動決定交給負責下一次採購的人員

向採購負責人提供指定活動、已識別的組別、各組的內容決定、支持決定的核准紀錄，以及仍待滿足的條件。說明哪些數量僅屬候選品，哪些已取得支持其特定用途的證據。採購負責人便可將這些結果，連同另行核准的活動需求及實際供應證據一併考慮。

提出禮品報價查詢（英文）時，以文字或合適且不含個人資料的參考圖片，說明下一場活動的訊息要求，以及任何另行提出的改造方案。其他必要紀錄應與獲授權聯絡人安排交換。詢問可行選項，與允許改動現存貨品或下單，應保持區分。