交接禮品系列的實體裝飾加工參考樣品

交接每件實體裝飾加工參考樣品時，應明確識別物件，並確認保管人。對於一個禮品系列，手提袋、筆記本及馬克杯可能各自代表不同的已核准結果。一個照片資料夾有助識別它們，卻無法證明實體參考樣品身在何處，或下一個團隊能否取用。

以已完成的系列核准為起點。這項交接旨在保存物件及其已核准的參考用途，並不設定新的色彩標準、檢驗生產批次，或授予保管人核准替代品的權限。

確立每件物件代表哪項核准

閱讀既有的樣品決定，逐一列出各種禮品基材及裝飾加工的確切參考樣品。只有雙方已指定作為某項用途主要依據的實體物件，才使用「基準樣品」一詞。不能僅憑這個標籤，就暗示該物件是禮品所有特性的判定依據。

將基準樣品識別碼連結至其產品、已核准修訂版及核准紀錄。註明它代表的是裝飾加工本身、特定已加工組件，還是已核准的組裝成品。若系列核准列明特定組合，應保留該組識別碼，讓後續團隊知道哪些物件曾一併接受審查。

沿用核准範圍的限制。因筆記本封面外觀而獲接受的樣品，不會因搬到另一個架子便取得更廣泛的性能核准。客製禮品印刷指南（英文）說明相關實體樣品及生產決策的基礎；保管紀錄則識別由此留存的參考樣品實際送往何處。

寄出參考樣品前先議定目的地

詢問接收團隊，誰會實際接收具名物件，以及物件將存放在哪裡。如果簽收與持續保管由不同人負責，應分別記錄這兩種角色。接待處的簽名可能顯示包裹已送抵某幢建築，但內部樣品交接仍未完成。

議定每件參考樣品預期如何供人取用。樣品可能用於日後買方審查、與原圖案加工商討論，或供另一個獲授權團隊比較。確定該團隊將如何申請取用，以及誰可批准移動樣品。不要承諾即時可用、不受限制地外借，或無人承接的儲存服務。

請負責人提供該特定樣品任何既有的搬運或儲存指示。將指示隨移交一併保存，而非自行設定通用儲存條件。亦應議定在什麼情況下重新檢視是否仍需保留參考樣品，以及由誰決定交還或其他處置。這份工作表本身不會訂出固定保存期限。

記錄實際收到哪些物件

將具名參考樣品與實際收到的物件逐一核對。讓識別卡或紀錄保持與正確物件對應，同時避免改變該參考樣品原本要保存的特徵。為每件基準樣品記錄收件日期、接收保管人，以及可追溯至確認人的收件回覆。

說明任何可見的運送或搬運異常，尤其是可能影響物件作為參考樣品用途的情況。識別資訊不完整、裝飾加工組件脫落，或有人回報損壞，都需要負責人評估後果。這是針對參考樣品本身的狀況備註，並非生產禮品的品質檢驗計畫。

照片可協助識別，並記錄參考樣品如何交接。為照片標示對應的基準樣品，並區分本次移交圖片與較早的核准照片。照片若只顯示物件放在寄件人的桌上，並不能證明接收保管人已取得該物件。

核對假設的三件式禮品系列

以下系列完全虛構。表內所有識別碼、保管陳述及決定均為教學假設。既有核准指定手提袋 T3、筆記本 N2 及馬克杯 M4 為留存的實體裝飾加工參考樣品。

三件實體參考樣品中，有兩件已確認在新位置受保管。馬克杯照片是額外紀錄，不會變成第三件已收到的物件。因此，紀錄顯示兩項實體收件確認，以及一項尚未解決的實體參考樣品交接。

假設原圖案加工商其後確認仍持有 M4。這個答覆使缺口由位置不明，變成已知由另一方持有；但仍不能證明 M4 已送達新保管人，或可以外借。應請負責人選擇實際所需安排：經授權移交、在 M4 留於別處時明確議定取用安排，或就持續存在的限制作出有紀錄的決定。

已收到的兩件參考樣品各自保留收件狀態。在解決馬克杯問題期間，沒有理由抹去這些事實。同樣，也不能因這兩件已在場，便將整個系列的實體交接標為完成。

將替代品視為待決建議

若找不到 M4，相似的馬克杯、較早修訂版或新製作的物件，均只是候選替代品。記錄它本身的身分及提出它的原因。在負責人決定新物件可代表什麼之前，應讓缺失的已核准基準樣品繼續清楚列於紀錄。

收到的基準樣品若已損壞或被改動，也適用同一原則。應詢問它是否仍能滿足特定已核准參考用途，以及誰獲授權作出決定。保管人不應悄悄換上一件外觀較整潔的樣品，也不應為了遷就剩餘可用物件而修改色彩目標。

若負責人明確選擇在有限範圍的討論中使用照片，應記錄這項較狹窄的決定，以及缺少實體證據的情況。不要將它描述為實體保管或新的實體核准。本文不提供色差容許值，也不就照片中的樣品與留存實體樣品是否等同作出結論。

基準樣品再次移動時，保留可取用狀態

臨時外借時，應保留基準樣品身分、獲授權借用人、議定用途，以及預定交還或下一次交接安排。移動經確認後，更新實際持有人。一件參考樣品即使去向有據可查，也可能暫時無法供原團隊使用；安排審查時，這兩項事實都很重要。

歸還時，記錄是哪件物件回來，以及任何被回報且影響其參考用途的異常。如果歸還物件無法與基準樣品相符，應將該缺口交給負責人處理。即使點算出三件物件，也不能解決其中馬克杯被替換、其餘樣品則正確的問題。

完成最初的保管交接時，應列明每件必要實體參考樣品的實際持有人及取用安排，以及任何已明確接受的限制。將核准權限與儲存責任分開。實用的結果是：下一位買方人員能找到正確物件，並理解它代表什麼，而不會將一組照片解讀為已持有整個系列的實體樣品。

提出禮品報價查詢（英文）時，說明已核准的參考樣品組合，並詢問可以議定哪些樣品移交或保管工作。參考圖片請使用 PNG、JPEG、WebP 或 GIF 檔案。實體樣品交接應另行與獲授權聯絡人安排；在依賴任何擬議保管服務之前，先確認其範圍。