將非個人化活動備用禮品與已確認禮品分開計價
把可選的非個人化備用禮品與已確認出席者的禮品分開，並批准其採購、額外運費及剩餘庫存安排。
將可選的活動備用禮品，作為獨立支出決策批准。先保障已向確認出席者承諾的分配，再決定是否值得採購一批用途明確的非個人化備用禮品，並隨主批次出貨，同時訂明其用途、運輸費用及剩餘庫存負責人。
本指南涵蓋主配置已獲批准、不含電池的一般活動禮品。本文不設定普遍適用的備用百分比、不預測出席人數，也不以符合包裝倍數為由支持多買。備用禮品是已確認出席者承諾以外的可選庫存。
為備用禮品訂明可供批准的用途
寫明誰可以領取備用禮品，以及誰有權批准發放。活動可以考慮為已批准的臨時新增賓客群體準備非個人化筆記本，但這是仍須由主辦方決定的擬議用途。「以備不時之需」對領取資格與管理方式留下太多不確定性。
確認備用配置確實適合預定用途。非個人化筆記本的呈現文案，可能與主禮品不同。記錄已批准的參考資料及任何必要限制，不要假設去掉姓名後，所有版本就可以互換。
備用數量應與已確認出席人數分開。若主活動包含具名禮品，不能默默用備用禮品填補具名分配或替代缺失的個人化內容。任何允許的替代安排，都須另行取得明確批准，並清楚規劃如何向收禮者說明。
出貨前也應選定剩餘庫存負責人。確認活動後由誰保管備用禮品、可以送往何處，以及哪些許可或額外費用仍待確認。在本次決策中，不要把將來可能的派發或轉售算成保證可收回的價值。
比較主貨件加入與不加入備用禮品的情況
要求就「僅有已批准主禮品」及「相同主禮品加上擬議備用禮品」取得範圍相當的回覆。服務、終點、收貨安排及適用報價條件應保持一致，否則報價差額可能包含備用禮品運費以外的項目。
於 2026 年十月 13 日查核的 DHL Express 英國量度指引（英文），在其列明的包裹計費情境中，同時考慮實際重量與材積重量。這個有限範圍的例子，支持要求提供實際包裝配置。不能假設其公式或取整方式適用於另一份報價。
本次決策應要求提供量度後的包裝資料及實際額外費用報價，而非按備用禮品未包裝的產品重量估算運輸費。不要為了把備用禮品塞進原有紙箱方案，就減少保護或移除必要資訊。若擬議新增數量會改變包裝安排，應取得適當批准與修訂後的費用回覆。
確認服務商報的是加入主批次的費用，還是另行出貨的費用。另行出貨方案只能按其獨立範圍評估。兩種安排都不能確立禮品保證趕及活動送達，而未報價、假設中的緊急貨件，也不能算成已節省的費用。
建立活動備用禮品授權表
以下工作表描述一場完全虛構的活動。CU 代表虛構貨幣單位。數量與價格均為算例而設，並不代表真實活動、供應商報價或建議的備用比例。
| 已確認出席者 | 備用用途 | 非個人化備用數量 | 採購預留金額 | 額外運費 | 剩餘庫存負責人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 100 位，其主要分配維持不變 | 另行批准的應變派發 | 8 | 8 × 9 CU = 72 CU | 假設加入主批次額外需 24 CU | 主辦方須在批准前指定 |
每份 9 CU 的假設，是按所述供應配置購入每份備用禮品。24 CU 的假設只涵蓋本例加入主貨件的額外運費。實際批准時，兩者都須以範圍明確的真實報價取代。工作表並未聲稱服務商提供包裝、倉儲或活動派發工作。
備用禮品支出小計 = 72 CU + 24 CU = 96 CU。
備用禮品與已確認出席者的比率 = 8 ÷ 100 = 8%。
8% 只是描述這組選定數據，並非建議備用百分比、預測需求或預期失敗率。本例既不能確立避免了一次緊急出貨，也不授權以非個人化備用禮品替代具名禮品。
96 CU 小計不包括主禮品及其一般運輸。任何額外的備用禮品包裝、處理、適用關稅或稅項、倉儲、後續配送及活動後處置，除非另行確認，否則均不在範圍內或仍待釐清。不要把這個小計列為完整到岸成本。
按用途與證據作選擇
| 選項 | 保留的安排 | 採購方須決定的事項 |
|---|---|---|
| 僅保留主要分配 | 維持對已確認出席者的承諾，不另列可選備用禮品支出 | 不設這批備用禮品是否可以接受 |
| 加入已界定的非個人化備用禮品 | 主要分配加上獨立管控的應變備品 | 其用途是否值得支付範圍明確的額外費用 |
| 暫緩批准備用禮品 | 留時間解決價格、收貨或管理責任問題 | 主批次能否按實際安排獨立出貨 |
在本例中，要決定的是：考慮仍待釐清的費用後，已界定的備用用途是否值得預留 96 CU 的部分支出。問題並不是能否把主禮品成本分攤到更多物件，便宣稱主禮品變便宜。
不要為「安心」指定金錢價值，再用它製造精確的節省數字。應記錄主辦方想應對的具體後果，以及支持該疑慮的證據。即使不假裝有已量度的發生機率或保證財務回報，這項決策仍可能合理。
若出席者需求改變，應先重新檢視主要分配。任何新確認的承諾，都應明確列為承諾。不能暗中耗用備用數量，卻仍在工作表上報告原有的可選備用餘額。
分開處理裝箱放行與活動發放
把備用禮品納入出貨前，應在裝箱紀錄中識別其數量及已批准版本，同時保留主要分配。約定收貨團隊如何區分備用組別，但不要新增未經批准的展示標籤或改動禮品本身。
確認場地或收貨方實際願意接收、保管及發放備用禮品，並確認具體安排。指定有權批准派發的人。紙箱數量或出貨參考編號，不能證明活動團隊需要時能取用這批庫存。
活動後，記錄已發出的備用禮品、剩餘庫存，以及已授權的下一步決策。產生新費用前，剩餘庫存負責人應先確認任何倉儲或移運安排。未使用數量是應變決策的可見結果，不代表原本支出必然錯誤，也不代表未來價值已有保證。
如需更廣泛的活動規劃，可參閱派對與活動用品指南（英文）；活動預算可參閱固定預算活動禮品指南（英文）；配送基礎則可參閱禮品運送費用指南（英文）。可透過禮品報價查詢（英文），要求就已界定的「有備用禮品」與「無備用禮品」範圍報價。約定里程碑證據、負責人、例外及下一步決策，並確認實際委託的回報頻率。
常見問題
百分之八是否是合理的活動禮品標準備用比例？
本文不建議任何標準百分比。八份備用禮品除以 100 位已確認出席者等於 8%，只適用於此虛構例子。實際備用數量應按已批准用途、合適配置、範圍明確的成本及剩餘庫存計畫選定。
虛構的 96 CU 備用禮品小計涵蓋甚麼？
它包括八份禮品、每份假設 9 CU，以及加入主貨件的 24 CU 額外運費。不包括主禮品、主批次的一般運輸及其他未確認費用。它既不是市場價格，也不是完整到岸成本估算。
非個人化備用禮品可以替代缺少的具名禮品嗎？
只有另行授權的變更，才可以允許這種用途。應清楚保留主要出席者分配及具名承諾。備用禮品決策本身，不授權替代、更改收禮者分配，或把備用庫存視為已履行承諾。
備用禮品加入主批次前，應確認甚麼？
確認已批准的備用版本與數量、用途、包裝範圍、實際額外費用報價、收貨安排及剩餘庫存負責人。出席者需求或貨件範圍有變時重新檢查。出貨證據不能確立活動時可供使用、收禮者已接收，或已節省緊急處理成本。
資料來源
洽詢與本文相關的採購需求；服務頁目前提供英文。將非個人化活動備用禮品與已確認禮品分開計價